Economic Substance Regulations - Neue Vorschriften für Geschäftstätigkeiten in den Vereinigten Arabischen Emiraten

Veröffentlicht am 18.11.2019

Die Vereinigten Arabischen Emirate ("VAE") haben kürzlich sogenannte Economic Substance Regulations erlassen. Derartige Vorschriften dienen im Allgemeinen der Bekämpfung von Steuerflucht durch Unternehmen, indem sie gewährleisten, dass die Einkünfte, die ein Unternehmen in einem Staat erzielt, tatsächlich in Einklang mit dem Umfang der in diesem Staat ausgeübten Geschäftstätigkeit und der dort insofern vorgehaltenen Infrastruktur stehen. Mit Einführung von Economic Substance Regulations nunmehr auch in den VAE müssen sich ab sofort alle in den VAE lizenzierten Unternehmungen mit diesem Thema auseinandersetzen. Bei Verstoß gegen die Economic Substance Regulations drohen Geldstrafen, weitere Verwaltungsstrafen sowie Meldungen an ausländische Finanzbehörden. Kennen Sie Ihre Pflichten? Wir beantworten nachfolgend die wichtigsten Fragen:

1. Warum wurden Economic Substance Regulations in den VAE erlassen?

Die Europäische Union ("EU") hatte die VAE im Dezember 2017 auf die Liste nicht kooperativer Länder für Steuerzwecke (sogenannte schwarze Liste) gesetzt. Folge war, dass bei Transaktionen zwischen den VAE und Mitgliedsstaaten der EU besondere Überwachungen und Überprüfungen stattfanden.

Allerdings wurden die VAE bereits im Januar 2018 wieder von der schwarzen Liste gestrichen und stattdessen auf die sogenannte graue Liste der EU aufgenommen, nachdem die VAE unmittelbar nach Veröffentlichung der schwarzen Liste das Einhalten von EU-Standards bis zum 31.12.2018 zugesagt hatten. Daraufhin traten die VAE im Mai 2018 dem Inclusive Framework on Base Erosion Profit Shifting ("BEPS") der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung bei. Der Beitritt verpflichtete die VAE zur Umsetzung der BEPS-Empfehlungen, die der Bekämpfung von schädlichem Steuerwettbewerb von Staaten und aggressiver Steuerplanung multinational tätiger Konzerne dienen.

Nachdem die VAE jedoch bis zum 31.12.2018 keine Folgemaßnahmen ergriffen hatten, wurden sie im März 2019 erneut auf die schwarze Liste der EU gesetzt.

In Reaktion darauf verabschiedete das VAE-Kabinett zunächst am 30.04.2019 Cabinet Resolution No. 31 of 2019 concerning Economic Substance Regulations und am 04.09.2019 Cabinet Resolution No. 58 of 2019. Zudem erließ das Ministry of Finance am 11.09.2019 mit Ministerial Decision No. 215 of 2019 konkretisierende Ausführungsbestimmungen. Alle drei Regelwerke bilden zusammen aktuell die sogenannten Economic Substance Regulations der VAE.

Infolge der Einführung der Economic Substance Regulations hat die EU im Oktober 2019 beschlossen, die VAE von der schwarzen Liste zu streichen.

2. Welche Unternehmen sind von den Economic Substance Regulations betroffen?

Der Anwendungsbereich der Economic Substance Regulations wird in der bislang verfügbaren Literatur unterschiedlich weit ausgelegt.

a. Qualifizierte Lizenzinhaber

Dem Wortlaut der Economic Substance Regulations nach erstrecken sich die Vorschriften nur auf solche Unternehmungen, die über eine in den VAE ausgestellte Lizenz verfügen, die sie zur Ausübung einer sogenannten relevanten Aktivität in den VAE berechtigt ("qualifizierte Lizenzinhaber").

aa. Lizenz

Bei einem qualifizierten Lizenzinhaber kann es sich um eine natürliche Person oder eine juristische Person handeln. Die Rechtsform der lizenzierten Unternehmung spielt also keine Rolle. Umfasst sind etwa Limited Liability Companies und Branches (auch mit der Aktivität Representative Office), ebenso wie Civil Partnerships und Sole Establishments. Unerheblich ist zudem, ob die Lizenz von einer Behörde im Staatsgebiet der VAE oder von einer Freihandelszonenbehörde (einschließlich der Behörden in den Finanzfreihandelszonen Dubai International Financial Centre und Abu Dhabi Global Market) ausgestellt wurde.

Ausgenommen vom Anwendungsbereich der Economic Substance Regulations sind lediglich Gesellschaften, an denen die Regierung der VAE, die Regierung eines einzelnen Emirats oder eine Regierungsbehörde direkt oder indirekt mindestens 51% der Anteile hält.

bb. Relevante Aktivität

Ein qualifizierter Lizenzinhaber muss zur Ausübung einer relevanten Aktivität lizenziert sein. Tätigkeiten in nachfolgenden Bereichen begründen eine relevante Aktivität:

  • Banking
  • Insurance
  • Investment Fund Management
  • Lease-Finance
  • Headquarters
  • Shipping
  • Holding Company
  • Intellectual Property
  • Distribution and Service Centres

b. Einfache Lizenzinhaber

Obgleich die Economic Substance Regulations ausdrücklich an das Vorliegen einer relevanten Aktivität anknüpfen, kann derzeit nicht mit Sicherheit ausgeschlossen werden, dass auch Unternehmungen, die keine relevante Aktivität auf ihrer Lizenz führen ("einfache Lizenzinhaber"), von den neuen Bestimmungen betroffen sind.

3. Welche Pflichten treffen Lizenzinhaber?

Die Economic Substance Regulations verpflichten zu jährlichen Meldepflichten gegenüber der insofern zuständigen Behörde ("Regulatory Authority"). Der Umfang der Meldepflichten richtet sich im Wesentlichen nach der Art der konkreten Geschäftstätigkeit und ist jedes Jahr neu zu bewerten. Zu unterscheiden ist zwischen der Benachrichtigungspflicht und der Berichtspflicht.

a. Regulatory Authority

Als Regulatory Authority fungieren unterschiedliche Behörden. Ausschlaggebend für die Bestimmung der im Einzelfall zuständigen Behörde ist die relevante Aktivität selbst sowie der Ort, an dem diese ausgeübt wird (also Staatsgebiet, Freihandelszone oder Finanzfreihandelszone).

b. Benachrichtigungspflicht

Für alle qualifizierten Lizenzinhaber besteht eine jährliche Benachrichtigungspflicht gegenüber der Regulatory Authority.

Diese Benachrichtigungspflicht erstreckt sich auf Angaben zu Beginn und Ende des Geschäftsjahres des qualifizierten Lizenzinhabers. Mitzuteilen ist zudem, ob der qualifizierte Lizenzinhaber eine relevante Aktivität auch tatsächlich ausübt. Ist dies der Fall, muss außerdem angegeben werden, ob Einkommen, das aus der relevanten Aktivität erzielt wurde, einer Besteuerung außerhalb der VAE unterliegt.

Unklar ist zurzeit noch, ob auch einfache Lizenzinhaber der Benachrichtigungspflicht nachkommen müssen. Insofern bleibt die Verwaltungspraxis der im Einzelfall zuständigen Regulatory Authority abzuwarten.

c. Berichtspflicht

Über die Benachrichtigungspflicht hinaus müssen solche qualifizierten Lizenzinhaber, die einer relevanten Aktivität nachgehen und daraus Einkommen in den VAE erzielen ("berichtspflichtige qualifizierte Lizenzinhaber"), der Regulatory Authority jedes Jahr erneut nachweisen, dass sie einen ausreichenden Grad an wirtschaftlicher Substanz in den VAE aufweisen, um diese Aktivität tatsächlich auch in den VAE ausüben zu können. Dafür ist das Bestehen des sogenannten Economic Substance Test erforderlich.

aa. Einkommen

Konkretisierende Vorgaben, was unter "Einkommen" zu verstehen ist, wie etwa eine Definition oder Angaben zu Mindestbeträgen, enthalten die Economic Substance Regulations nicht.

bb. Economic Substance Test

Im Rahmen des Economic Substance Test hat der berichtspflichtige qualifizierte Lizenzinhaber nachzuweisen, dass die von ihm ausgeübte relevante Aktivität ausreichende wirtschaftliche Substanz in den VAE hat. Dazu müssen in der Regel alle nachfolgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Ausübung sogenannter State Core Income Generating Activities ("CIGA") in den VAE
  • Geschäftsführung und -leitung in den VAE in Bezug auf die CIGA
  • Beschäftigung einer ausreichenden Anzahl von Arbeitnehmern in Vollzeit, die in den VAE anwesend sind und in Bezug zu den CIGA stehen
  • Ausreichende Betriebsausgaben in den VAE
  • Vorhalten ausreichender Sachwerte in den VAE
  • Bei Auslagerung von Aktivitäten an Drittanbieter, Überwachung und Kontrolle dieser Aktivitäten

Berichtspflichtige qualifizierte Lizenzinhaber, die mehrere relevante Aktivitäten ausüben und daraus Einkommen in den VAE generieren, müssen die Voraussetzungen des Economic Substance Test bezüglich jeder einzelnen relevanten Aktivität erfüllen.

Geringere Voraussetzungen im Rahmen des Economic Substance Test gelten für Holdinggesellschaften, die ihr Einkommen ausschließlich aus Dividenden und Veräußerungsgewinnen erzielen und die keine andere relevante Aktivität ausüben. Demgegenüber sind höhere Voraussetzungen für berichtspflichtige qualifizierte Lizenzinhaber vorgesehen, die Einkommen aus Vermögenswerten im Bereich Intellectual Property generieren, die als "high-risk" angesehen werden.

Bei der Frage, ob ein berichtspflichtiger qualifizierter Lizenzinhaber den Economic Substance Test besteht oder nicht, handelt es sich stets um eine Einzelfallbetrachtung. So ist bereits die in Cabinet Resolution No. 31 of 2019 aufgeführte Liste der CIGA nicht abschließend, sondern führt lediglich die wichtigsten Tätigkeiten auf, die ein berichtspflichtiger qualifizierter Lizenzinhaber in den VAE durchzuführen hat. Im Einzelfall kann die Vornahme weiterer Tätigkeiten in den VAE erforderlich sein, um das Vorhandensein ausreichender wirtschaftlicher Substanz in den VAE nachzuweisen. Gleiches gilt für die weiteren Voraussetzungen zum Bestehen des Economic Substance Test.

Zum einen enthalten die Economic Substance Regulations teils detaillierte Vorschriften dazu, was berichtspflichtige qualifizierte Lizenzinhaber tun müssen, um den einzelnen Voraussetzungen des Economic Substance Test zu genügen. So ist unter anderem normiert, dass Direktoren bzw. Manager über das für die Geschäftsführung notwendige Wissen sowie die notwendige Expertise verfügen müssen und nicht nur als reines Umsetzungsorgan für Entscheidungen auftreten dürfen, die bereits außerhalb der VAE getroffen wurden. Zum Nachweis der Geschäftsführung in den VAE sind außerdem in ausreichender Häufigkeit Treffen des Board of Directors in den VAE durchzuführen, bei denen ein Quorum von Direktoren physisch in den VAE anwesend sein muss. Zum anderen wird zur Konkretisierung der Anforderungen an berichtspflichtige qualifizierte Lizenzinhaber oft nur auf den unbestimmten Rechtsbegriff "ausreichend" ("adequate") verwiesen. Was als "ausreichend" zu erachten ist, bleibt ungeregelt und damit ebenfalls einer Einzelfallbetrachtung überlassen, die sich an Natur und Level der ausgeführten relevanten Aktivität orientiert. Insofern dürfte auch das Verhältnis von in den VAE vorgehaltener Infrastruktur und dort erzieltem Einkommen maßgeblich sein.

Die Regulatory Authority ist angewiesen, bei der Anwendung der Economic Substance Regulations einen strengen, aber zugleich pragmatischen Ansatz walten zu lassen.

cc. Auslagerung an Drittanbieter

Interessant ist, dass die Economic Substance Regulations eine Auslagerung an Drittanbieter zur Erfüllung der Voraussetzungen zum Bestehen des Economic Substance Test ausdrücklich erlauben.

So steht es berichtspflichtigen qualifizierten Lizenzinhabern etwa frei, zur teilweisen Ausführung der CIGA auf Dienstleistungsunternehmen bzw. deren Arbeitnehmer (etwa Sekretariatskräfte) zurückzugreifen. Dabei ist zu beachten, dass Drittanbieter stets selbst über ein ausreichendes Maß an Aktivität, Arbeitnehmern, Ausgaben und Räumlichkeiten in den VAE verfügen müssen und die an den Drittanbieter übertragenen CIGA zwingend vollständig in den VAE auszuüben sind.

dd. Umfang der Berichtspflicht

Berichtspflichtige qualifizierte Lizenzinhaber müssen im Rahmen ihrer Berichtspflicht unter anderem Angaben zu der Art der relevanten Aktivität, dem daraus erzielten Einkommen, den Ausgaben, der Anzahl der Mitarbeiter, die für die Ausübung der relevanten Aktivität verantwortlich sind, sowie zu dem Ort des Geschäftssitzes machen. Schließlich ist eine Erklärung beizufügen, ob der Economic Substance Test bestanden wurde oder nicht.

Zusätzliche Informationen sind bei "high-risk" Intellectual Property Business zu übermitteln.

Auch im Falle der Auslagerung an Drittanbieter müssen berichtspflichtige qualifizierte Lizenzinhaber zusätzliche Angaben machen. Nachzuweisen ist, dass die ausgelagerte Tätigkeit eine in den VAE ausgeübte CIGA ist und dass der berichtspflichtige qualifizierte Lizenzinhaber ausreichende Aufsicht über die ausgelagerte Tätigkeit hat. Schließlich ist bei der Regulatory Authority ein Bericht einzureichen, der nachweist, dass die Leistungen, Arbeitnehmer, Betriebsausgaben und Räumlichkeiten des Drittanbieters im Verhältnis zum Umfang der ausgelagerten Tätigkeiten ausreichen.

ee. Behördliches Prüfrecht

Die Regulatory Authority ist im Rahmen der Überprüfung des Economic Substance Test befugt, von dem berichtspflichtigen qualifizierten Lizenzinhaber eine detaillierte Dokumentation zur Angemessenheit der in den VAE genutzten Ressourcen und getätigten Ausgaben anzufordern.

Wichtig ist zudem, dass die Regulatory Authority kraft Gesetzes nicht verpflichtet ist, direkt im Anschluss an das Einreichen des Berichts ihr Prüfrecht dahin gehend auszuüben, ob der berichtspflichtige qualifizierte Lizenznehmer den Economic Substance Test bestanden hat oder nicht. Vielmehr kann die Behörde ihre Entscheidung innerhalb von sechs Jahren nach Ende eines jeden Geschäftsjahres treffen. Diese Sechsjahresfrist gilt nicht in Fällen, in denen der Behörde aufgrund von grober Fahrlässigkeit, Betrug oder vorsätzlicher Falschangaben durch den berichtspflichtigen qualifizierten Lizenzinhaber oder eine dritte Person keine taugliche Entscheidungsgrundlage zur Verfügung steht. In einem solchen Fall scheint kein Fristablauf einzutreten.

d. Form von Benachrichtigung und Bericht

Welche formellen Anforderungen im Rahmen der Benachrichtigungs- und Berichtspflichten einzuhalten sind, ist von der Regulatory Authority festzulegen. Da entsprechende Richtlinien bislang noch nicht veröffentlicht wurden, bleibt abzuwarten, ob Benachrichtigung und Bericht samt Anlagen in Papierform einzureichen sein werden. Wahrscheinlicher ist, dass unter dem Vorzeichen einer papierlosen Verwaltung eine Übermittlung in elektronischer Form stattzufinden hat.

Ausweislich der Economic Substance Regulations sind alle Unterlagen in englischer Sprache bei der Regulatory Authority vorzulegen. Sollten Dokumente in einer anderen Sprache verfasst sein, ist eine englische Übersetzung einzureichen. Arabischer Übersetzungen bedarf es nicht.

e. Frist zur Einhaltung der Meldepflichten

Was die Frist zur Einhaltung der Benachrichtigungspflicht anbelangt, enthalten die Economic Substance Regulations bislang keine eindeutigen Bestimmungen. Die Einreichung der Benachrichtigung sollte aber wohl ab dem 01.01.2020 möglich sein.

Feststeht dagegen, dass der Bericht, sofern erforderlich, innerhalb von zwölf Monaten nach Ablauf eines jeden Geschäftsjahres bei der Regulatory Authority abzugeben ist.

4. Welche Strafen können bei Pflichtverstoß verhängt werden?

Bei Nichteinhaltung der Meldepflichten oder Nichtbestehen des Economic Substance Test drohen diverse Strafen.

Im Falle der Nichteinhaltung der Meldepflichten oder der Meldung falscher Informationen kann eine Geldstrafe von AED 10.000 bis AED 50.000 verhängt werden.

Eine Geldstrafe von ebenfalls AED 10.000 bis AED 50.000 steht bei erstmaligem Nichtbestehen des Economic Substance Test im Raum. Bei erneutem Nichtbestehen im nachfolgenden Geschäftsjahr droht eine Geldstrafe von AED 50.000 bis AED 300.000. Schließlich kann die Regulatory Authority bei wiederholtem Verstoß die Suspendierung, den Widerruf oder die Nichtverlängerung der Lizenz anordnen. Damit würde eine Geschäftstätigkeit in den VAE nicht mehr möglich sein.

Zusätzlich ist das Ministry of Finance im Falle des Nichtbestehens des Economic Substance Test befugt, ausländische Behörden (etwa am Sitz der Muttergesellschaft oder am Sitz des letztendlich wirtschaftlich Berechtigten des berichtspflichtigen qualifizierten Lizenzinhabers) unter gewissen Voraussetzungen darüber zu informieren, dass der Lizenzinhaber nicht über ausreichend vorhandene wirtschaftliche Substanz in den VAE verfügt.

5. Was sollten Lizenzinhaber jetzt tun?

Aufgrund des bislang nicht eindeutig geklärten Anwendungsbereichs der Economic Substance Regulations ist jeder Lizenzinhaber in den VAE aufgerufen, sich zeitnah, sofern noch nicht erfolgt, mit den neuen Bestimmungen zu befassen und entsprechende Vorkehrungen zu treffen.

a. Informationen einholen

Zunächst sollte sich jeder Lizenzinhaber mit den Vorgaben der Economic Substance Regulations vertraut machen. Wichtig ist überdies, die weitere Entwicklung im Auge zu behalten. Denn es ist nicht auszuschließen, dass in naher Zukunft weitere konkretisierende Vorschriften erlassen werden, etwa zu Form- und Fristanforderungen der Meldepflichten.

b. Aktuellen Geschäftsbetrieb kritischer Prüfung unterziehen

Zudem sollte fachkundiger Rat dahingehend eingeholt werden, ob eine relevante Aktivität im Sinne der Economic Substance Regulations ausgeübt und daraus Einkommen in den VAE erzielt wird. Denn in diesem Fall ist jährlich der Economic Substance Test durchzuführen und zu bestehen.

c. Geschäftsbetrieb bei Bedarf anpassen

Damit berichtspflichtige qualifizierte Lizenzinhaber allen Voraussetzungen des Economic Substance Test genügen, müssen sie ggf. zeitnah Änderungen im Geschäftsbetrieb vornehmen, wie beispielsweise Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter in den VAE und/oder Verlegung von Board Meetings in die VAE. Dies gilt insbesondere dann, wenn ein Teil des Geschäftsbetriebs bislang aus dem Ausland geführt wird und in den VAE keine nennenswerte Infrastruktur vorhanden ist.

d. Fristen zur Einreichung von Benachrichtigung und Bericht beachten

Da die Economic Substance Regulations auf Unternehmungen Anwendung finden, deren Geschäftsjahr am 01.01.2019 oder später begonnen hat, müssen jedenfalls alle qualifizierten Lizenzinhaber zur Vermeidung von Strafen bereits für das Jahr 2019 der Benachrichtigungspflicht genügen.

Gleiches gilt bei weiter Auslegung des Anwendungsbereichs der Economic Substance Regulations auch für alle einfachen Lizenzinhaber. Diese sollten die Verwaltungspraxis der für sie gegebenenfalls zuständigen Regulatory Authority dringend im Auge behalten, um einen Verstoß gegen eine etwaig bestehende Benachrichtigungspflicht zu vermeiden.

Darüber hinaus müssen berichtspflichtige qualifizierte Lizenzinhaber zur Vermeidung von Strafen zusätzlich fristgerecht einen entsprechenden Bericht bei der Regulatory Authority einreichen. Berichtspflichtige qualifizierte Lizenzinhaber, deren Geschäftsjahr am 01.01.2019 begonnen hat und am 31.12.2019 enden wird, müssen der Berichtspflicht bis zum 31.12.2020 nachkommen.

e. Dokumentation produzieren und archivieren

Schließlich sind alle Lizenzinhaber gut beraten, unverzüglich damit zu beginnen, die für sie im Zusammenhang mit den Economic Substance Regulations (unter Umständen) benötigten Unterlagen zu erstellen.

Qualifizierte Lizenzinhaber sollten in nennenswertem Umfang solche Dokumente zusammentragen, die eine Beurteilung darüber erlauben, ob eine relevante Aktivität ausgeübt wird oder nicht. Berichtspflichtige qualifizierte Lizenzinhaber müssen Nachweise sammeln, die Aufschluss darüber geben, dass der Economic Substance Test bestanden wurde, und diese Unterlagen aufgrund des sechsjährigen Prüfrechts der Regulatory Authority wenigstens für diesen Zeitraum aufbewahren. Auch einfache Lizenzinhaber sollten (jedenfalls bis zur Etablierung einer anderslautenden Verwaltungspraxis) Dokumente produzieren und aufbewahren, die es ihnen erlauben, der etwaig bestehenden Benachrichtigungspflicht nachzukommen.

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